Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Themanox OÜ im Zusammenhang mit Registrierung, Vertragsabwicklung, Betrieb und Bereitstellung von vetbill in eigener Verantwortung verarbeitet, ist:
Themanox OÜ
Narva mnt 5
10117 Tallinn
Estland
Vertreten durch: Calvin Gebhardt
E-Mail: contact@themanox.com
Soweit Themanox OÜ Patientendaten im Auftrag eines Tierarztes, einer Praxis oder einer tiermedizinischen Einrichtung verarbeitet, handelt Themanox OÜ nicht als Verantwortlicher, sondern als Auftragsverarbeiter. Näheres hierzu regelt Abschnitt 4.
Die in vetbill eingegebenen Daten werden als Primärdaten in Cloud Firestore in der Google-Cloud-Region europe-west3 in Frankfurt am Main, Deutschland, gespeichert.
Die für die Verarbeitung dieser Daten eingesetzten Cloud Functions werden ebenfalls ausschließlich in der Region europe-west3 in Frankfurt betrieben.
Die Übertragung der Daten erfolgt über verschlüsselte Verbindungen mittels TLS beziehungsweise HTTPS. Die in der Google-Cloud-Infrastruktur gespeicherten Inhalte werden serverseitig verschlüsselt.
vetbill setzt keine externen KI-Dienste zur Verarbeitung von Patientendaten ein.
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Registrierung und Nutzung der mobilen Anwendung vetbill sowie der dazugehörigen Webanwendung.
vetbill dient der Erstellung und Verwaltung tierärztlicher Rechnungen nach der Gebührenordnung für Tierärzte (GOT).
Diese Datenschutzerklärung betrifft insbesondere:
Soweit Themanox OÜ personenbezogene Daten zur Registrierung, Vertragsabwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von vetbill verarbeitet, handelt Themanox OÜ als datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Dies betrifft insbesondere Konto- und Kontaktdaten, Praxis- und Absenderdaten, Vertragsdaten, Abonnement- und Transaktionsdaten sowie Supportkommunikation.
Patientendaten werden durch den jeweiligen Tierarzt, die jeweilige Praxis oder einen von diesen autorisierten Nutzer in vetbill eingegeben und verwaltet.
Für die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Nutzung dieser Daten ist grundsätzlich der jeweilige Tierarzt beziehungsweise die jeweilige Einrichtung als Verantwortlicher zuständig.
Themanox OÜ verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden.
Vor der Verarbeitung von Patientendaten wird zwischen dem jeweiligen Kunden und Themanox OÜ eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Bei Registrierung und Nutzung eines Benutzerkontos können insbesondere verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, technische Benutzerkennung, Kontostatus, Zeitpunkt der Registrierung, Anmelde- und Authentifizierungsereignisse.
Nutzer können insbesondere folgende Angaben hinterlegen: Name und Titel, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Praxisbezeichnung, Bankverbindung, Zahlungsziel sowie weitere für die Rechnungserstellung erforderliche Angaben.
Nutzer können insbesondere folgende Daten eingeben und verwalten: Name und Anschrift des Tierhalters, Angaben zum Tier (Art, Name, Geburtsdatum), Diagnoseangaben, Behandlungs- und Leistungsdaten, GOT-Ziffern, Steigerungsfaktoren, Begründungen, Rechnungsnummer und -betrag, Zahlungsstatus.
Beim Betrieb von vetbill können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version sowie technische Authentifizierungs- und Sicherheitsereignisse.
Für die technische Verwaltung kostenpflichtiger Abonnements können insbesondere verarbeitet werden: technische Nutzerkennung, erworbenes Abonnement, Abonnementstatus sowie Transaktionskennungen.
Konto-, Kontakt- und Praxisdaten werden verarbeitet, um ein Benutzerkonto einzurichten, vetbill bereitzustellen und Abonnements zu verwalten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.
Patientendaten verarbeitet Themanox OÜ ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Weisung des jeweiligen Kunden.
Technische Sicherheitsdaten werden verarbeitet zur Absicherung der Benutzerkonten und zur Gewährleistung der Verfügbarkeit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.
Bestimmte Angaben sind erforderlich, um ein Benutzerkonto einzurichten und vetbill bereitzustellen.
Patientendaten werden durch den jeweiligen Tierarzt beziehungsweise einen von ihm autorisierten Nutzer eingegeben. Themanox OÜ erhebt diese Daten grundsätzlich nicht unmittelbar beim Tierhalter.
Themanox OÜ verarbeitet Patientendaten ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Funktionen von vetbill und auf dokumentierte Weisung des jeweiligen Kunden.
Themanox OÜ verkauft diese Daten nicht und verwendet sie nicht für eigene Werbung oder Profilbildung.
Die Einzelheiten werden in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geregelt.
Für den technischen Betrieb von vetbill werden insbesondere folgende Dienste verwendet: Firebase Authentication, Cloud Firestore (Region Frankfurt), Cloud Functions for Firebase (Region Frankfurt), Firebase Cloud Messaging sowie RevenueCat für die Abonnementverwaltung.
Patientendaten werden nicht an RevenueCat übermittelt. RevenueCat erhält ausschließlich eine technische Benutzerkennung.
Für die Verarbeitung von Patientendaten als Auftragsverarbeiter wird insbesondere Google (Cloud Firestore, Cloud Functions, Firebase Authentication) in der Region Frankfurt eingesetzt. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ausgewiesen.
Die Primärdaten werden in Frankfurt gespeichert. Bei der Nutzung international bereitgestellter Dienste kann es bei bestimmten technischen Daten (Authentifizierung, Push, Abonnement) zu Verarbeitungen außerhalb des EWR kommen. Diese erfolgen auf Basis anerkannter Übermittlungsgarantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
Konto- und Praxisdaten werden gespeichert, solange das Benutzerkonto besteht. Bei Kontolöschung werden die dem Konto zugeordneten Anwendungsdaten gelöscht.
Patientendaten werden gespeichert, bis sie durch den Nutzer gelöscht werden oder das Konto gelöscht wird. Der jeweilige Tierarzt ist dafür verantwortlich, bestehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu prüfen und erforderliche Unterlagen vor der Löschung zu exportieren.
Themanox OÜ trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS/HTTPS, serverseitige Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und logische Datentrennung.
Besonders berechtigte Administratoren von Themanox OÜ können technisch auf gespeicherte Daten zugreifen. Ein administrativer Zugriff auf Patientendaten darf ausschließlich im Rahmen konkreter Supportfälle, zur Fehlerbehebung, bei Sicherheitsvorfällen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erfolgen.
Personen, die bei Themanox OÜ Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten können, werden zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer entsprechenden gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.
Werden Themanox OÜ Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, werden diese nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen untersucht und behandelt. Soweit im Auftrag verarbeitete Daten betroffen sind, informiert Themanox OÜ den jeweiligen Verantwortlichen unverzüglich nach Bekanntwerden.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
Registrierte Nutzer können sich hinsichtlich der von Themanox OÜ in eigener Verantwortlichkeit verarbeiteten Daten an contact@themanox.com wenden.
Tierhalter sollten sich hinsichtlich der in vetbill gespeicherten Daten zunächst an den Tierarzt wenden, durch den ihre Daten eingegeben wurden.
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Funktionen von vetbill, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird über die Website bereitgestellt.